Puede que hagas videoconferencias para mantener conversaciones corporativas via Microsoft Skype, Facetime de Apple, que uses la Sony PlayStation 3 o bien prefieras seguir con Microsoft y sumar la Xbox 360 con Kinect (lo que me ha costado convencer a varios cabezas duras de que una consola de vídeo juegos es mucho más que eso). Sin embargo, pocas herramientas tan simples, abiertas y colaborativas vas a encontrar como Periscope x Twitter, Facebook Live, Instagram Stories, Snapchat o Google+ Hangouts.

En aquella charla / debate sobre Google+ volví a enrollarme con las videoconferencias –sus Hangouts o Quedadas– como característica clave de esta plataforma, tal vez el punto más interesante para volcar la balanza Red Social versus Red de Posicionamiento hacia la primera, con un potencial colaborativo, documental, emotivo y en tiempo real que no tiene mucha comparación fuera de Google. Al pasar ya la decena de hangouts armados en forma de webinars hecho a faltar el explicar cómo gestionar la comunicación con la herramienta más que sólo gestionar la herramienta. Como siempre, es una cuestión de relaciones entre personas más allá de la tecnología

Como toda herramienta que vayamos a utilizar con un propósito profesional es necesario dotarnos de una lista de normas de uso, una guía de uso de cuáles acciones podemos y tenemos que llevar a cabo y cuales debemos evitar. Estas son algunas que sé para empezar.

Protocolo de Videoconferencias

• Define el objetivo: Una videoconferencia es un acto, un webinar es un concepto: contesta y escribe cuál es el propósito de la quedada, de forma breve y que vertebre toda la conferencia. Una llamada por teléfono es un evento con múltiples motivos, pero llamar a un cliente con una incidencia para darle soporte tiene un objetivo claro; mantener una negociación con un proveedor tendrá otro y así siguiendo.
• Dale un título adecuado: si vas a convocar a una reunión sin ponerle título ¿como crees que la van a llamar o recordar? … el nombre, marca. Ve más allá del posicionamiento, del branding, del tema técnico: necesitas que la gente entienda el mensaje con sólo leer el título.
• Cuenta la historia: Jamás de los jamases seas espontáneo, no importa lo que digan: tienes que escribir un cuento, marcar las lineas, tener un comienzo, un nudo, unas coletillas, imágenes mentales, gestos faciales, posturas y respuestas prefijadas dentro de un esquema general. Tienes que contar una historia, va a ser en vivo y la gente va a responderte en vivo. Y por lo que más quieras, piensa en un cierre de la historia antes de abrir el debate.
• Hazlo como Evento en Google+: Un hangout con un objetivo debe ser considerado un acto, un hito, un momento a recordar y a dejar huella. La gestión de Eventos de Google+ caza perfectamente con esto, pero usa también la gestión de eventos de Facebook o de LinkedIn y de tu web/blog si la tienes disponible (como la de aquí). De momento solo 10 personas pueden integrar la conversación activa, aunque pueden seguirla públicamente una cantidad sin límite de asistentes. Si lo vas a utilizar para webinars, recuerda esta limitación o posibilidad. Por otra parte, Google+ Apps tiene planeado –o eso se rumorea- incrementar la cantidad de participantes en el formato más corporativo, lo que la transforma en la herramienta ideal para formaciones.
• Escribe notas previas en Google+: Antes de embarcarte en la videoconferencia, abre la discusión, crea conversaciones que puedan enriquecer de datos tu postura y la del resto, ademas de documentar sobre la marcha y mantener la visibilidad en la plataforma
• Sube un post sobre el acto en tu blog: Ya sea sobre el evento, sobre el objetivo, sobre las formas previas, este post irá dirigido a quienes te leen habitualmente pero no están presentes en Google+. Te va a permitir diferenciarte a la par que darle un foco más amplio y más tuyo al propio hecho del hangout.
• Piensa en círculos íntimos y círculos extendidos: Más allá de si lo vas a hacer público o cerrado, deberías contar con dos círculos de gestión, uno mayor con todas aquellas personas o círculos que quieres convocar y uno mas pequeño y parte del primero, que te permita tener un soporte de la charla. Mi sugerencia es que crees un círculo de participantes, que será tu núcleo duro al que invitaras primero, que debiera responderte primero y al que le darás cámara y voz prioritariamente. Para este circulo puedes crearles una serie de normas a seguir, como por ejemplo distribuir el seguimiento de hashtags en el chat, dar la bienvenida a los que van llegando, cederles funciones de gestión de la conversación, o bien, la resolución de micro incidencias (audio, temario, preguntas).
• Arma un parrilla de tiempos y temario: Define como vas a gestionar los tiempos y los puntos a tocar. Es absolutamente necesario. Genera una escala de tiempo para los asistentes. Si vas a hacer un hangout de una hora, puedes armar algo como:

1. -00:10 | 00:05 > (entre 10 minutos antes de comenzar y los primeros 5 minutos): Conexión, prueba y juego de caracteres (vídeo, sonido, aplicaciones, juego de disfraces, de sonidos)
2. 00:06 | 00:31 > Tus 30 minutos: es difícil mantener la atención exclusiva más de este tiempo (y ya es mucho)
3. 00:32 | 00:37 > Los siguientes 5 minutos: Lectura activa del chat y propuesta de foco en temas de debate
4. 00:38 | 00:53 > Debate abierto de 15 minutos
5. 00:54 | 00:59  Para conclusiones, cierre y despedida

• Sería bueno que lo publicaras previamente, el mismo día y si el hangout es a la tarde, una hora antes de comenzar
• Normaliza, convoca y motiva: Encuentra el estilo y la necesidad puntual de reglas para cada hangout en particular: porque no es lo mismo un círculo donde todos se conocen a otro donde sin ser publico, admite personas que conversen en distintos idiomas. Incluso puedes pensar en premios y castigos según el tiempo de participación de cada asistente en el debate, si han dejado hablar o si han apagado su micrófono para no interrumpir el habla de otros, etc. Haz públicas estas normas, repítelas en la actualización de tu post y G+, recordándoselo a los participantes con poca antelación (puedes hacerlo más de una vez). Entre los puntos a evidenciar de la normativa, aclara si esta será abierta y pública. Puedes hacer que se suba inmediatamente a Youtube, lo que te dará mayor visibilidad, pero recuerda comentarlo con todos los asistentes previamente.
• El momento de hacer el hangout: la participación es clave, si quieres que la comunicación sea dual y activa debes negociar un horario común a tu núcleo duro.
• Visualiza como verán  las pantallas: Puedes transmitir no sólo con tu cámara, sino mostrar también tu escritorio, pero ten en claro cuáles pantallas utilizar. Un segundo monitor conectado a tu dispositivo puede ser útil si la presentación fluye y no empiezas a improvisar.
• Aplicaciones nativas de los hangouts: Una de las necesidades de usar los escritorios era mostrar una presentación en Powerpoint o un vídeo, imagen u otro documento.  Si te basas en la nube, los hangouts te dan la posibilidad de usar Youtube, Picasa y Slideshare (entre otras aplicaciones) dentro de la misma plataforma , facilitándote la presentación. Puede ser una mejor alternativa que cambiar entre el contenido de nuestros monitores.
• Gestiona las micro tareas: Para esto está tu circulo intimo pero es necesario que recuerdes a todos estas tips.

1. Cuidado con que todos usen el micrófono: pon normas de su uso. Insiste en que la gente que asista disponga de tiempo para probar que les funciona.
2. Invita a los que se conectan por tablets o teléfonos al usar solo el audio.
3. Recuerda a los asistentes apagar toda aplicación hambrienta de bits y memoria. Que se corte Spotify, Skype e que se intente mantener pocas pestañas abiertas en el navegador. Obviamente, que detenga cualquier mula que esté dando vueltas 🙂 (hazme caso y acláralo, más de uno se ha dejado Torrents activos y se quejaban de velocidad)

• Por ultimo, tu show es tu escenario: define cómo te vas a mover, cuál es el encuadre que tendrás en cámara (plano americano, primerísimo primer plano, general), si es un escenario fijo define el ángulo socialmente adecuado (ni picado ni contrapicado), el fondo y tu ropa (colores plenos o no), iluminación dura o suavizada, cómo vas a usar el micrófono si estas alejado del dispositivo (si la haces desde la tablet para cubrir un evento, el audio te puede dar problemas si no usas un micrófono corbatero). Si el escenario es móvil o te va a desplazar mientras trasmites, tienes que recordar los puntos de luz, cual es el foco de la historia, cuidar el exceso de contrastes rápidos y ten en cuenta que no podrás leer el chat.

Qué evitar en los hangouts y en toda videoconferencia

Y al final, entre las acciones a evitar:

• Falta de flexibilidad: Se puede cortar la luz, quedarte sin cobertura, que entren asistentes de otro idioma (es bastante común) o simplemente trolls. Ten un as en la manga con una plan -breve- ante estas incidencias.
• Dejarte llevar por la aplicación: no has hecho una reunion entre amigos estilo Whatsapp, sino que pretendes conducir la sesión hacia unos objetivos. Controla y gestiona los tiempos, los audios y las interrupciones.
• Depender de archivos locales: estás en vivo, con lo que respondes por la soltura con que te conduzcas. No pierdas tiempo transfiriendo datos durante el hangout.
• Olvidarte del show: estás haciendo una emisión a una audiencia que no suele aguantar -no solemos aguantar mas de 3 minutos de video ni mas de 3 segundos de publicidad- por lo que, o bien eres un showman/showwoman y te comportas como tal o se te van a dormir -o caer del hangout- a los 10 minutos. Usa los elementos lúdicos para romper el círculo del bostezo (desde la cara de demonio hasta los nuevos sonidos)

Seguramente, quedan más tips en el camino … son bienvenidos los que se te ocurran